2. Serienbriefe mit WINcontact 32
Wie bereits in der Einleitung zu diesem Dokument erwähnt, gibt es in der
vorliegenden Version 3.4 von WINcontact 32 keine selbständigen Serienbriefprojekte
mehr. Dafür läßt sich jetzt jedes Telefonmarketingprojekt um die Serienbrieffunktionalität
ergänzen. Das kann entweder bei der Neuanlage eines Projektes geschehen oder über
den Dialog "Projekt editieren" nachträglich vorgenommen werden.
Augenfälliges Ergebnis dieser Einstellung ist ein neuer Reiter "Serienbrief" im
Bearbeitungsmodus des entsprechenden Projektes.
Unter den vielen Anwendungsmöglichkeiten von Serienbriefdokumenten in einem
Telefonmarketingprojekt soll an dieser Stelle nur ein Beispiel kurz vorgestellt
werden. Angenommen, als Ergebnis eines Verkaufsprojektes sollen am Ende jedes
Arbeitstages Bestätigungsschreiben (oder auch Rechnungen etc.) ausgedruckt und
anschließend an den Kunden auf dem Postweg versandt werden. Früher wären dazu
zwei Projekte notwendig gewesen - Eines für die Telefonie und Eines für den
Versand von Serienbriefen. Von nun an kann Beides in einem Projekt realisiert
werden und daß ohne den Projekttyp zwischenzeitlich wechseln zu müssen. Es reicht
dafür, eine Serienbriefvorlage zu erstellen, im selben Projekt in der Telefonie
"Verkäufe" zu realisieren und anschließend die Adreßmenge, die als Grundlage
für den Serienbrief dienen soll, auf genau diese "Verkäufe" einzuschränken.
In diesem Fall wird quasi die Adreßliste, die Grundlage für den Serienbrief ist,
bei jedem erfolgreichem Verkaufsgespräch um die Adresse des jeweiligen Kunden
automatisch ergänzt. Sobald der Brief gedruckt (oder auch per E-Mail versendet ist),
erhält die Adresse einen Druckvermerk, so daß der Brief kein weiteres Mal gedruckt
werden kann.
Natürlich steht die Funktionalität, nach der beispielsweise die Adressen von
fertig ausgedruckten Serienbriefen automatisch in ein Folgeprojekt geschoben werden,
weiterhin zur Verfügung, um z.B. alle Briefe (oder auch alle Rückläufer)
nachtelefonieren zu können. Neu ist lediglich, daß eine eventuell notwendige
Rückläufererfassung im Administration-Center erfolgen muß, denn der Arbeitsmodus
"Serienbriefrückerfassung" ist ab Version 3.4. von WINcontact 32 im Clientprogramm
nicht mehr verfügbar.
3. Neuerungen bei der Funktion "Archivierung"
Eine sehr mächtige, aber wie wir leider schon oft feststellen mußten, von unseren
Kunden nur selten verwendete Funktion ist die Archivierung von Mandanten. Ihr Ziel
ist bekanntlich, einen kompletten Mandanten aus WINcontact 32 zu entfernen und ihn
zu archivieren, um SQL-Server-Ressourcen zu schonen, ihn aber im Bedarfsfall auch
schnell wieder ins System einspielen zu können.
Eine andere Zielstellung, die mit dieser Funktion jedoch nicht zu erreichen ist,
ist die Archivierung bestimmter, ausgewählter Adressen inklusive aller mit ihnen
verbundener Daten. Ziel ist es dabei, den Mandanten von mittlerweile überflüssig
gewordenen Datensätzen zu befreien, ohne jedoch einen Informationsverlust in Kauf
nehmen zu müssen und normal weiterarbeiten zu können. Dafür ist ab Version 3.4 die
Zusatzfunktion "Adressen archivieren" vorgesehen.
Mit dieser Funktion können nun gezielt Adressen inklusive aller damit verbundenen
Daten, wie sie z.B. in Zusatztabellen oder Fragenkatalogen enthalten sind, aus einem
Mandanten und den dazugehörigen Projekten entfernt und archiviert werden. Zur Adreßauswahl
stehen drei Modi zur Verfügung:
- Alle Adressen, die in jedem im Mandanten enthaltenen Projekt als "Erledigt" markiert sind
- Alle Adressen, die explizit "zum Archivieren markiert" sind
- Verwendung eines frei definierbaren Merkmals
Die archivierten Daten werden jeweils in der gleichen WINcontact 32 -Datenbank, aber
in speziellen Archivierungstabellen, abgelegt. Sie stehen so weiterhin im SQL-Manager
für Auswertezwecke zur Verfügung und können bei Abfragen auch jederzeit mit den
Originaltabellen verknüpft werden.
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